“Analoge Prozesse digital gestalten” – das steckt hinter dem Begriff Digitalisierung. Doch es ist oftmals gar nicht so leicht, bestehende Prozesse neu zu denken und in einen digitalen Ablauf zu integrieren. In Konsequenz bleiben Potentiale ungenutzt und Prozesse verlieren zunehmend an Effizienz. Grund genug, dem Thema einmal nachzugehen. Wie könnte der Weg in eine digitale Zukunft in Ihrem Unternehmen aussehen?

Digitale Transformation spart wichtige Ressourcen!

Zwei der wichtigsten und zugleich knappsten Ressourcen in Unternehmen sind Zeit und Geld. Sie sind beide nur begrenzt verfügbar. Nehmen wir exemplarisch die Wochenarbeitszeit eines Mitarbeiters: Ein Großteil dieser Arbeitszeit sollte inhaltlich verwendet werden. Werden wöchentlich mehrere Stunden durch überholte analoge Prozesse verschwendet, ist das nicht optimal. Hier kommt die zweite Ressource ins Spiel: das Geld. Nur wenn ein Arbeitnehmer das meiste aus seiner Arbeitszeit rausholt, also produktiv ist, erzielt auch das Unternehmen am Ende größtmögliche Produktivität und damit höhere Umsätze und Gewinne.

Das Zeit-gleich-Geld-Problem

Die beiden Ressourcen Zeit und Geld werden oftmals nicht optimal genutzt. Zu viele Mitarbeiter verschwenden Zeit durch veraltete, analoge Prozesse. Sie drucken Dokumente aus, lochen diese, suchen den richtigen (haptischen) Ordner und heften ab. Zwei Jahre später zeigt sich nicht selten folgende Situation: Der Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen – nun fängt die Sucherei an. In welchem Ordner ist die E-Mail gelandet? Stunde um Stunde geht verloren. Gewinnmaximierung sieht anders aus. Das kommt Ihnen bekannt vor? Dann sollten digitale Prozesse Einzug erhalten.

Stellschrauben der Digitalisierung: Wo fängt man an?

Digitalisierung, die auch als digitale Transformation bezeichnet wird, hat viele Gesichter. Ganz allgemein lässt sich jede Abteilung digitaler gestalten. Logistik, Produktion, Marketing: Digitale Steuerungsinstrumente dürfen und müssen überall Einzug erhalten. Wer den Stein ins Rollen bringt, fängt jedoch zunächst bei internen Prozessen, dem Aufgabenmanagement und den Kommunikationsabläufen an. Hier lässt sich schon mit kleinen Veränderungen eine Menge bewirken.

Die Digitalisierung der Kommunikations- und Steuerungsprozesse in Unternehmen darf in kleinen Schritten erfolgen. Natürlich variieren diese in jedem Unternehmen. Große Projekte lassen sich beispielsweise häufig viel besser mit Hilfe eines Projektmanagement-Tools organisieren. Das ersetzt einen Großteil der E-Mail Kommunikation, so wie einige Excel-Listen und vielleicht sogar kurze Meetings. Ein zentraler Speicherort für Daten aller Art erleichtert die tägliche Arbeit zusätzlich. So kann anstatt auf verschlossene Schränke mit sensiblen Daten, auf passwortgeschützte Server-Bereiche gesetzt werden. Für das Personalmanagement ist es in Sachen Mitarbeiterkommunikation meist sinnvoller auf Apps, wie die Stay Informed App zu setzen, anstatt die klassische Rundmail zur Informationsweitergabe zu versenden. Kommentare und Anmerkungen lassen sich durch die Mitarbeiter schnell platzieren, Änderungen sind mit wenigen Klicks umgesetzt. Auch für das Einreichen einer Krankmeldung ist die digitale Übermittlung per App schneller als der Postweg.

Kosten für die Digitalisierung: Welche Fördermöglichkeiten gibt es?

Bundesweit gibt es viele Fördertöpfe und Initiativen, die die Digitalisierung in Unternehmen voranbringen wollen. Spannend für KMUs ist etwa das Förderprogramm des Wirtschaftsministeriums Digital Jetzt!. Hier werden kleine und mittlere Unternehmen bei Digitalisierungsvorhaben finanziell unterstützt. Es gibt jedoch auch so einige Förderinitiativen der Bundesländer. Ein Blick auf die Website des eigenen Bundeslandes lohnt sich fast immer.

Mitarbeiter vorbereiten und schulen: So geht’s

Nicht immer sind Mitarbeiter von Anfang an genauso begeistert wie die Führungsetage. Meistens steckt dahinter eine gewisse Angst und Unsicherheit gegenüber Veränderungen. Arbeitgeber haben die Aufgabe, Verständnis zu vermitteln und gleichzeitig Sicherheit auszustrahlen. Eine behutsame Einführung neuer Prozesse ist daher das A und O. Informieren Sie Mitarbeiter früh über Veränderungen und räumen Sie auch eine Übergangsfrist ein. Außerdem ist es wichtig, Mitarbeiter nicht ins kalte Wasser springen zu lassen. Eine gute Vorbereitung, intensive Schulungen und genügen Informationsmaterial sind wichtig. Tipp: Einige Hersteller digitaler Tools bieten auch Schulungen für Mitarbeiter an. Diese finden meist digital statt.

Digitales Unternehmen mit Datenschutz: Das geht!

Was passiert mit meinen Daten? Eine häufige Frage von Unternehmern und Mitarbeitern. Zu Recht! Datenschutz muss in Unternehmen groß geschrieben werden und nicht jedes Tool erfüllt diese Anforderungen. Einige Anbieter aus den USA und andere Ländern können nicht den DGSVO-Standard einhalten. Deutsche Hersteller, wie die Stay Informed App, haben hier einen Vorteil. Bei der Wahl der Tools sollte daher unbedingt auf Datenschutz-Konformität geachtet werden.