➔ Dieser Abschnitt richtet sich an alle Nutzer des Verwaltungsportals.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Funktionen Ihnen als verwaltungsberechtigte Person in der Stay Informed App zur Verfügung stehen.
Die App kann nicht nur von Eltern genutzt werden, sondern auch von verwaltungsberechtigten Personen (Editoren und Administratoren).
Allerdings unterscheidet sich der Funktionsumfang von dem des Verwaltungsportals. Während das Portal für administrative Aufgaben und die Verwaltung gedacht ist, bietet die App eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit zur Kommunikation und Zeiterfassung.
Hier erfahren Sie, wie Sie sich mit Ihren Verwaltungsportal-Zugangsdaten in der App anmelden und welche Funktionen für Sie verfügbar sind.
📌 Als Verwaltungsberechtigte/r können Sie sich mit Ihren bestehenden Zugangsdaten des Verwaltungsportals in der App anmelden.
Bitte beachten Sie, dass der Funktionsumfang für Verwaltungsberechtigte in der App eingeschränkt ist, da administrative Aufgaben weiterhin im Verwaltungsportal durchgeführt werden.
➡️ Stay Informed App herunterladen und anmelden
📌 Bevor Sie die App nutzen können, müssen Sie diese auf Ihrem Smartphone installieren.
✔️ Für iOS-Geräte (iPhone, iPad) → App Store
✔️ Für Android-Geräte (Samsung, Google, Huawei etc.) → Google Play Store
📌 So geht’s:
- Öffnen Sie den App Store oder den Google Play Store auf Ihrem Smartphone.
Suchen Sie nach „Stay Informed“ in der Suchleiste. - Tippen Sie auf „Installieren“, um die App herunterzuladen.
- Sobald die Installation abgeschlossen ist, öffnen Sie die App und starten die Anmeldung.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein – dieselben Zugangsdaten, die Sie auch für das Verwaltungsportal nutzen.
📌 Hinweis:
➡️ Nutzen Sie dasselbe Passwort & E-Mail für das Verwaltungsportal und die App?
Dann werden Sie beim Login gefragt, mit welchem Account Sie sich anmelden möchten. Dies ist besonders relevant, wenn Sie die Stay Informed App sowohl als Elternteil als auch als Verwaltungsberechtigte Person (Admin oder Editor) verwenden.
🔹 Beispiel:
Lisa ist Erzieherin in einer Kita und hat gleichzeitig ihr eigenes Kind in der Einrichtung. Sie nutzt die Stay Informed App sowohl aus Elternsicht – um Nachrichten und Infos zur Gruppe ihres Kindes zu erhalten – als auch aus Mitarbeitersicht, um mit ihrem Team über den Messenger zu kommunizieren. Da sie für beide Rollen dasselbe Passwort und E-Mail verwendet, fragt das System beim Login, mit welchem Zugang sie sich anmelden möchte.
➡️ So wechseln Sie zwischen den Accounts: Melden Sie sich einfach in der App ab und loggen Sie sich anschließend erneut ein. Beim Login werden Sie dann wieder gefragt, mit welchem Account Sie sich anmelden möchten.
➡️ Anmelden als verwaltungsberechtige Person
📌 Wenn Sie sich mit Ihrem Verwaltungsportal-Account in der App anmelden, haben Sie Zugriff auf folgende Funktionen:
✔️ Messenger (falls aktiviert) – Kommunizieren Sie mit Ihrem Team oder mit Eltern.
✔️ Teamplan-Modul (falls aktiviert) – Hier können Sie Ihren Dienstplan einsehen und Ihre Arbeitszeiten erfassen.
❌ Kein Zugriff auf weitere Verwaltungsfunktionen – Nachrichten versenden, Gruppen verwalten oder Anwesenheiten einsehen ist nur über das Verwaltungsportal möglich.
📸 Screenshots:
Hier sehen Sie die Benutzeroberfläche, wenn Sie sich als Verwaltungsberechtigte Person anmelden.
In diesen Screenshots sehen Sie, wie die Ansicht für verwaltungsberechtigte Personen aussieht – in diesem Beispiel für einen Admin.
Nach dem Login gelangen Sie zunächst in die Messenger-Übersicht. Falls noch keine Chats vorhanden sind, wird diese leer angezeigt.
📌 So starten Sie einen neuen Chat:
1️⃣ Tippen Sie unten rechts auf das blaue „Plus“-Symbol.
2️⃣ Ein Pop-up-Fenster öffnet sich. Hier haben Sie die Wahl:
- Einzelchat: Kommunizieren Sie direkt mit einer Person im 1:1-Chat.
- Gruppenchat: Erstellen Sie einen Chat mit mehreren Teilnehmern.
In diesen Screenshots sehen Sie die Menüleiste auf der linken Seite, die aktuell nur zwei Hauptbereiche enthält:
✔️ Messenger – Für die Kommunikation mit Teammitgliedern oder Eltern (falls aktiviert).
✔️ Teamplanung – Hier finden Sie die Funktion „Zeiterfassung“, mit der Sie Ihre Arbeitszeit erfassen können.
📌 Zukünftige Erweiterungen:
Bald werden hier auch die Funktionen „Abwesenheiten“ und „Dienstplan“ verfügbar sein, um die Organisation noch weiter zu optimieren.
📌 Zeiterfassung nutzen (falls aktiviert):
Wenn Sie auf „Zeiterfassung“ klicken, können Sie direkt Ihre Arbeitszeit starten, pausieren oder beenden. Eine detaillierte Anleitung zur Nutzung der Zeiterfassung finden Sie hier: [Link]
📌 Abmelden aus der App:
Möchten Sie sich wieder ausloggen?
1️⃣ Gehen Sie in der Menüleiste zu „Kontoeinstellungen“.
2️⃣ Wählen Sie dort die Option „Ausloggen“ aus.
So können Sie flexibel zwischen Ihren Rollen wechseln oder sich vollständig aus der App abmelden.
➡️ Anmelden als "Fake-Elternteil"- Nutzung der App aus Sicht der Eltern
📌 Häufig möchten auch Mitarbeitende ohne eigene Kinder in der Einrichtung die App aus Sicht der Eltern nutzen, um dieselben Informationen zu erhalten, die auch Eltern bekommen – wie Nachrichten, Ankündigungen, Kalendereinträge oder Pinnwandeinträge.
Wie funktioniert das?
- Mitarbeitende legen sich einen zusätzlichen Elternaccount an, indem sie sich genau wie Eltern registrieren.
- Sie geben eine fiktive Kind-Registrierung an, um den Anmeldeprozess abzuschließen.
- Die Einrichtungsleitung genehmigt die Registrierung im Verwaltungsportal, verknüpft den Account jedoch mit keinem echten Kind.
- Dadurch hat die Mitarbeitende Person Zugriff auf die Elternansicht der App, ohne dass ein echtes Kind hinterlegt ist.
💡 Wichtig:
- Dies geschieht nur auf Wunsch der Mitarbeitenden und in Absprache mit der Einrichtungsleitung.
- Der "Fake"-Elternaccount dient rein dazu, dass Mitarbeitende die gleichen Informationen wie Eltern erhalten.
So haben Mitarbeitende einen zusätzlichen Überblick über Nachrichten, Termine und Ankündigungen, ohne dass sie parallel in der Verwaltungsansicht der App bleiben müssen.
📸 Screenshots:
Hier sehen Sie die Benutzeroberfläche, wenn Sie sich als "Fake-Elternteil" anmelden.
In der Rolle als „Fake-Elternteil“ haben Sie Zugriff auf die gleichen Informationen wie die Eltern – dazu gehören Nachrichten, die Pinnwand, Termine und weitere Ankündigungen. Diese Inhalte werden von der Einrichtungsleitung (Admin) oder Editoren mit entsprechender Berechtigung (z. B. Mitarbeitende) direkt im Verwaltungsportal erstellt und verwaltet.
📌 Wichtig zu wissen:
Diese Ansicht dient ausschließlich dazu, dass Sie als Mitarbeitende die gleichen Informationen wie Eltern erhalten.
❌ Sie können in dieser Rolle keine organisatorischen Aufgaben übernehmen oder Inhalte verwalten.
💡 Falls Sie Verwaltungsaufgaben erledigen möchten:
✔️ Melden Sie sich in der App erneut mit Ihrem Verwaltungsportal-Login als verwaltungsberechtigte Person an. Wichtig zu wissen: Hierüber können Sie nur den Messenger nutzen und das Modul Teamplanung mit Zeiterfassung.
✔️ Alternativ können Sie direkt über das webbasierte Verwaltungsportal unter admin.stayinformed.de arbeiten.
Diese flexible Nutzung ermöglicht es Ihnen, sowohl aus Eltern- als auch aus Mitarbeitersicht stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.
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