➔ Dieser Abschnitt richtet sich an die Einrichtungsleitung (Admins).
Hier können Verwaltungsberechtigte eigene Rollen („Funktionen“) erstellen, passende Berechtigungen festlegen und diese Funktionen einzelnen Verwaltungsberechtigten zuweisen. So lässt sich genau steuern, wer was im Verwaltungsportal sehen oder bearbeiten darf.
➡️ Wo finde ich die Funktionen
📌 Navigieren, Sie in der linken Menüleiste zum Menüpunkt Funktionen.
➡️Funktionen hinzufügen
- Klicken Sie links oben auf das blaue „Plus“-Symbol.
- Geben Sie einen Namen für die neue Funktion ein.
- Wählen Sie die Berechtigungen aus, indem Sie die entsprechenden Kästchen neben den Berechtigungs-Ordnern aktivieren.
- Öffnen Sie die Unterpunkte der Berechtigungen, indem Sie auf den grauen Pfeil neben dem Ordner-Symbol klicken.
- Klicken Sie auf „Erstellen“, um die neue Funktion zu speichern.
➡️ Funktion einem Verwaltungsberechtigten zuordnen
- Navigieren, Sie in der linken Menüleiste zum Menüpunkt Nutzerverwaltung.
- Erstellen oder bearbeiten Sie einen Verwaltungsberechtigten.
- Im Pop-up-Fenster unter „Funktion“ können Sie nun die zuvor angelegte Funktion auswählen.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
➡️ Beispiel: Elternbeirat als Funktion
Wenn der Elternbeirat nur Nachrichten senden, aber keinen vollständigen Zugriff haben soll, empfehlen wir folgende Einstellungen:
- Nachrichten
✔ Nutzer kann nur seine eigenen Nachrichten sehen
- Messenger:
✔ Einzelchat aktivieren
✔ Gruppenchat aktivieren
⚠️ Datenschutz-Hinweis:
Falls die Berechtigung „Liste der gelesenen Nachrichten sehen“ aktiviert wird, kann der Elternbeirat auch E-Mail-Adressen, Gruppenzugehörigkeiten und verknüpfte Kinder der Eltern einsehen. Prüfen Sie, ob dies aus Datenschutzgründen zulässig ist.
➡ Alternative: Falls der Elternbeirat Rückmeldungen benötigt, kann der Admin diese exportieren:
- PDF-Export zeigt keine E-Mail-Adressen.
- CSV-Export enthält E-Mail-Adressen, die jedoch entfernt werden können.
➡️Funktionen bearbeiten
- Wählen Sie die Funktion in der Übersichtsliste aus.
- Klicken Sie in der Spalte „Aktion“ auf das blaue „Bearbeiten“-Symbol.
- Öffnen Sie die Unterpunkte der Berechtigungen über den grauen Pfeil vor dem blauen Kästchen.
- Änderungen mit „Speichern“ bestätigen.
➡️Funktionen löschen
- Einzelne Funktion löschen:
- Wählen Sie die Funktion aus der Liste.
- Klicken Sie in der Spalte „Aktion“ auf das rote „Löschen“-Symbol.
- Ein Pop-up-Fenster erscheint mit der Frage, ob Sie die Funktion wirklich löschen möchten.
- Bestätigen Sie mit „Löschen“.
- Mehrere Funktionen gleichzeitig löschen:
-
- Markieren Sie die Kästchen neben den Funktionen, die gelöscht werden sollen.
- Die ausgewählten Funktionen werden grau hinterlegt.
- Klicken Sie oben links auf das rote „Löschen“-Symbol.
- Ein Pop-up-Fenster erscheint – bestätigen Sie mit „Löschen“.
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