➔ Dieser Abschnitt richtet sich an alle Nutzer des Verwaltungsportals.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie sich das Verwaltungsportal von der Stay Informed App unterscheidet und wie beide Systeme zusammenarbeiten.
Während das Verwaltungsportal für die Organisation und Verwaltung innerhalb der Einrichtung genutzt wird, dient die Stay Informed App dazu, Informationen schnell und einfach an Eltern und Mitarbeitende zu übermitteln.
➡️ Das Verwaltungsportal
Das Verwaltungsportal ist für Leitungskräfte in Kitas, Schulen, Schulkindbetreuung sowie in Pflege- und Betreuungseinrichtungen gedacht. Es erleichtert die Verwaltung von Terminen, Anwesenheiten und das sichere Teilen wichtiger Dokumente und ermöglicht eine schnelle, datenschutzkonforme Kommunikation – alles digital und übersichtlich an einem Ort.
📌 Webbasiert & flexibel nutzbar
Das Verwaltungsportal ist webbasiert und erfordert keine Installation. Sie können es ganz einfach über Ihren Browser aufrufen, indem Sie die Seite admin.stayinformed.de öffnen und sich mit Ihren Zugangsdaten anmelden.
📌 Empfohlene Nutzung
Das Verwaltungsportal kann auf jedem Gerät genutzt werden – sei es ein Laptop, Tablet oder Smartphone.
💡 Für eine optimale Darstellung empfehlen wir die Nutzung auf einem Laptop oder Tablet, da manche Funktionen, wie die Verwaltung von Gruppen oder Kalenderansichten, auf einem größeren Bildschirm übersichtlicher dargestellt werden.
➡️ Die App
Die App richtet sich an Eltern, Angehörige und Teammitglieder. Eltern können Abwesenheiten melden und Rückmeldungen direkt über die App senden. Push-Nachrichten und ein sicherer Dokumentenaustausch sorgen für eine klare und sichere Kommunikation – So bleibt jeder immer auf dem neuesten Stand.
📌 Verfügbar im App Store (für iOS-Geräte) und im Google Play Store (für Android-Geräte)
Die Stay Informed App ist für iOS- und Android-Geräte verfügbar und kann direkt über die offiziellen App-Stores heruntergeladen werden. Damit Nutzerinnen und Nutzer Zugriff auf die richtige Einrichtung erhalten, ist die Eingabe der Einrichtungs-ID erforderlich.
📌 Unterschied zwischen der Nutzung durch Eltern und Mitarbeitende
| Funktion | Eltern & Angehörige | Verwaltungsberechtige Personen (z.B. Mitarbeitende) |
| Nachrichten & Push-Benachrichtigungen erhalten | ✔️ Ja | ❌ Nein |
| Abwesenheiten melden & Rückmeldungen senden | ✔️ Ja | ❌ Nein |
| Zugriff auf bereitgestellte Dokumente & Informationen | ✔️ Ja | ❌ Nein, bzw. nur auf die Pinnwand |
| Messenger zur Kommunikation mit Team/Eltern nutzen | ✔️ Ja, falls aktiviert (Eltern können aber nicht 1:1 untereinander chatten) | ✔️ Ja, falls aktiviert |
| Zugriff auf das Teamplanungs-Modul (falls aktiviert) | ❌ Nein | ✔️ Ja, falls aktiviert |
| Nachrichten versenden & Gruppen verwalten | ❌ Nein | ❌ Nein |
| Andere administrative Aufgaben (z. B. Nutzerverwaltung) | ❌ Nein | ❌ Nein |
➡️ Wann nutzt man was?
📌 Ein Mitarbeitender (verwaltungsberechtigte Person) nutzt sowohl das Verwaltungsportal als auch die Stay Informed App – je nachdem, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Um das besser zu veranschaulichen, schauen wir uns ein konkretes Beispiel an:
👩💻 Lisa S. – Erzieherin & Verwaltungsberechtigte Person
Lisa arbeitet in einer Kita und ist als Editorin im Verwaltungsportal hinterlegt. Sie nutzt sowohl das Verwaltungsportal als auch die Stay Informed App, allerdings mit unterschiedlichen Schwerpunkten.
📌 Wann nutzt Lisa das Verwaltungsportal?
✔️ Morgens am Laptop oder Tablet:
- Lisa meldet sich unter admin.stayinformed.de mit ihren Zugangsdaten an.
- Sie überprüft die tägliche Anwesenheitsliste der Kinder.
- Sie erstellt eine Nachricht an die Eltern der Vorschulkinder, um an den bevorstehenden Elternabend zu erinnern.
✔️ Im Büro nach der Team-Besprechung:
- Sie fügt eine neue wichtige Information auf der Pinnwand hinzu, damit alle Eltern sie sehen können.
- Sie überprüft die aktuellen Abholzeiten der Kinder für den Tag.
📌 Wann nutzt Lisa die Stay Informed App?
✔️ Unterwegs in der Einrichtung, auf dem Spielplatz oder im Gruppenraum
- Sie startet ihre Zeiterfassung direkt in der App, sobald sie ihre Arbeit beginnt.
- Sie liest eine Nachricht im Messenger, die von der Leitung kommt.
- Sie schreibt einem Teammitglied eine kurze Nachricht im Messenger, um eine spontane Frage zu klären.
- Sie überprüft ihren Dienstplan, da sie sich nicht mehr sicher ist, ob sie am nächsten Tag Früh- oder Spätdienst hat.
- Sie trägt ihre Pausenzeiten direkt in der App ein.
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