➡️Gruppen
➔ Dieser Abschnitt richtet sich an alle Nutzer des Verwaltungsportals.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, was die Funktion „Gruppen“ beinhaltet und warum sie eine zentrale Rolle in der Organisation und Kommunikation innerhalb der Einrichtung spielt.
Die Funktion „Gruppen“ ermöglicht die Erstellung und Verwaltung beliebig vieler Gruppen, um die Kommunikation innerhalb der Einrichtung zu strukturieren. Gruppen bestimmen, welche Nachrichten und Informationen an welche App-Nutzer (Eltern) gesendet werden.
➡️ Warum startet man mit der Gruppenerstellung?
📌 Bevor Kinder in das System eingepflegt werden, empfiehlt es sich, zuerst die Gruppen der Einrichtung zu erstellen. Denn erst danach können Kinder den entsprechenden Gruppen zugeordnet werden.
Beispiel: Eine Einrichtung legt folgende Hauptgruppen an:
✔️ Blaue Gruppe
✔️ Rote Gruppe
✔️ Gelbe Gruppe
✔️ Grüne Gruppe
Diese Gruppen bilden die Basis für die Kinderzuordnung – jedes Kind gehört einer dieser Gruppen an.
Zusätzlich gibt es ergänzende Gruppen, in denen Kinder parallel zugeordnet sein können, beispielsweise:
✔️ Schulanfänger – Enthält alle Kinder, die im kommenden Jahr eingeschult werden.
✔️ Ganztagskinder – Kinder, die über die Kernbetreuungszeit hinaus in der Einrichtung bleiben.
➡️ Beispiel für eine Mehrfachzuordnung
Das Kindergartenkind Maria Musterfrau ist in der Roten Gruppe, aber auch gleichzeitig Schulanfängerin. Somit gehört sie zu beiden Gruppen.
- Alle Nachrichten und Informationen, die an die Rote Gruppe gesendet werden, erhalten auch Marias Eltern in der App, da diese als App-Nutzer angelegt sind und mit Maria verknüpft sind.
- Gleichzeitig erhalten die Eltern aber auch zusätzliche Mitteilungen, die speziell an die Schulanfänger-Gruppe gesendet werden.
- So bekommen Marias Eltern nur die für sie relevanten Informationen, ohne Nachrichten von anderen Gruppen zu erhalten, die für sie nicht relevant sind.
➡️ Welche weiteren Gruppen sind sinnvoll?
Neben den Hauptgruppen für die Kinder können auch weitere Gruppen erstellt werden:
✔️ Team-Gruppe – Ermöglicht den internen Austausch der Mitarbeitenden untereinander.
✔️ Elternbeirat – Bietet die Möglichkeit, dass sich Mitglieder des Elternbeirats untereinander austauschen können.
✔️ Projektgruppen – Falls es spezielle Themen- oder Aktionsgruppen gibt (z. B. für ein Sommerfest oder eine AG).
➡️ Wie erstelle ich eine neue Gruppe?
Die Gruppenerstellung ist ein wichtiger erster Schritt bei der Einrichtung des Verwaltungsportals. Im Idealfall sollte die Einrichtungsleitung (Admin) oder die Stellvertretung die Gruppenstruktur anlegen, damit von Anfang an eine klare und gut organisierte Zuordnung möglich ist.
📌 Wichtig:
- Das Erstellen von Gruppen ist nur möglich, wenn die entsprechende Berechtigung vorhanden ist.
- Je nach zugewiesenen Rechten können Admins und Editoren unterschiedliche Funktionen nutzen.
- Mehr dazu erfahren Sie im Artikel: ➡️ Rechteverwaltung
Falls Sie noch keine Gruppen angelegt haben oder eine neue Gruppe hinzufügen möchten, folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung in diesem Artikel:
➡️ Gruppen erstellen – So geht’s
💡 Durch die gezielte Gruppenzuordnung erhalten Eltern nur die Informationen, die für ihre Kinder relevant sind – das sorgt für eine strukturierte, effiziente und klare Kommunikation in der Einrichtung!
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