➔ Dieser Abschnitt richtet sich an die Einrichtungsleitung (Admins) und zeigt, wie Sie das Verwaltungsportal einrichten und Berechtigungen verwalten.
Verwaltungsberechtigte Personen sind Nutzer mit Zugriff auf das Verwaltungsportal. Dabei gibt es zwei Rollen: Admins (z. B. Leitung/Stellvertretung) mit uneingeschränkten Rechten und Editoren (z. B. Mitarbeitende) mit begrenztem Zugriff.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Admins und Editoren anlegen, verwalten und individuell Berechtigungen zuweisen, um die Zugriffsrechte optimal zu steuern.
➡️ Neue Verwaltungsberechtigte hinzufügen
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📌 Navigieren Sie in der linken Menüleiste zum Menüpunkt Nutzerverwaltung.
Sie befinden sich nun direkt im Bereich Verwaltungsberechtigte. Hier können Sie nun (neue)
verwaltungsberechtigte Personen hinzufügen.
- Klicken Sie links oben auf das blaue „Plus“-Symbol“.
- Geben Sie Vor- und Nachname sowie eine E-Mail-Adresse ein. (Jede verwaltungsberechtigte Person benötigt ihre eigene E-Mail-Adresse)
- Wählen Sie die gewünschte Funktion (Admin oder Editor).
⚠️ Hinweis: Je nach gewählter Funktion ändert sich der weitere Ablauf.
- Als nächstes können Sie optional ein Haken bei „Abwesenheitsbenachrichtigung per E-Mail erhalten“ setzen.
⚠️ Hinweis: Messenger verwalten: Falls der Messenger in Ihrer Einrichtung aktiviert ist, können Sie mit dem Schieberegler bestimmte Funktionen festlegen. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie die Berechtigungen verwalten können und was diese bedeuten: Messenger
- Sollten Sie vorher die Funktion "Admin" ausgewählt haben, dann klicken Sie nun auf "Erstellen".
- Die (neue) Verwaltungsberechtigte Person erhält nun eine Einladungs-E-Mail mit einem Registrierungslink (3 Tage gültig).
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- Sollten Sie vorher die Funktion "Editor" ausgewählt haben, dann beachten Sie noch folgende Schritte:
- Sie können unter den Bereich "Gruppen" den Gruppenzugriff einschränken, indem Sie den Schieberegler bei Beschränkung des Zugriffs nach Gruppen aktivieren.
- Wählen Sie aus den angezeigten Optionen und Gruppen die passenden aus.
- Klicken Sie nun auf "Erstellen".
- Die (neue) Verwaltungsberechtigte Person erhält nun eine Einladungs-E-Mail mit einem Registrierungslink (3 Tage gültig).
⚠️ Achtung: Es erscheint nun ein ein Bestätigungscode. Dieser Bestätigungscode muss persönlich an die verwaltungsberechtige Person, die Sie gerade angelegt haben, weitergegeben werden.
Notieren/Kopieren Sie sich den Bestätigungscode am besten und senden Sie diesen der verwaltungsberechtigten Person zu.
Falls Sie den Code später noch einmal benötigen, finden Sie ihn in der Übersicht der Verwaltungsberechtigten in der Spalte „Aktion“ hinter dem Schloss-Symbol.
Weitere Hinweise:
- Verwenden Sie nur funktionierende E-Mail-Adressen, auf die die verwaltungsberechtigten Personen Zugriff haben.
- Falls verwaltungsberechtigte Personen mit ausgedachten E-Mail-Adressen existieren, bitte zeitnah durch funktionierende E-Mail-Adressen ersetzen.
➔ Weiter zu Schritt 6: "Wichtige Dokumente anpassen"