➡️Globale Einstellungen

➔ Dieser Abschnitt richtet sich an die Einrichtungsleitung (Admins) des Verwaltungsportals.

Über die Globalen Einstellungen können Sie das Verwaltungsportal individuell anpassen. Dazu gehören unter anderem Konfigurationen für den Messenger, Abholzeiten, Check-in/Check-out und die Abwesenheitsverwaltung.

📌 Wichtig: Falls ein Kästchen grau hinterlegt ist, wurde die Option durch den Superadmin (z. B. Ihr Träger) gesperrt. In diesem Fall kann die Einstellung nicht geändert werden.

➡️ Wo finde ich die Globalen Einstellungen

📌 Die Globalen Einstellungen finden Sie oben rechts im Verwaltungsportal – klicken Sie dort auf den Kreis mit Ihren Initialen oder Ihr Profilbild und wählen Sie „Einrichtungseinstellung“.

Unter dem Bereich „Globalen Einstellungen“ können Sie Ihr Globalen Einstellungen in wenigen Schritten anpassen.

➡️ Nachrichteneinstellungen

📌 Die Pinnwand ist vergleichbar mit einem Schwarzen Brett oder Aushang in der Einrichtung – nur digital und jederzeit abrufbar. Hier können wichtige Dokumente, Ankündigungen und Informationen für App-Nutzer (Eltern) bereitgestellt werden.

„Geschrieben von“ anzeigen → Zeigt den Autor in der Web- und Mobilen-App einer Nachricht in der Vorschau und Detailansicht.
Unterschriftfeld anzeigen → Fügt ein Signaturfeld für Nachrichten mit Rückmeldung hinzu.
Betreff für Push-Benachrichtigungen anzeigen → Aktiviert den Titel in Nachrichten-Push-Benachrichtigungen.

➡️ Pinnwand aktivieren/deaktivieren

📌 Die Pinnwand ist vergleichbar mit einem Schwarzen Brett oder Aushang in der Einrichtung – nur digital und jederzeit abrufbar. Hier können wichtige Dokumente, Ankündigungen und Informationen für App-Nutzer (Eltern) bereitgestellt werden.

Schieberegler rechts betätigen:

Blau = Pinnwand aktiv
Grau = Pinnwand deaktiviert

➡️ Messenger

📌 Möchten Sie den Messenger nutzen, müssen Sie ihn aktivieren lassen, das muss eine weisungsbefugte Person über den Link AVV-Anfrage beantragen.
Sie sind weisungsbefugt, wenn Sie den Vertrag mit uns unterzeichnet haben

⚠️ Hinweis: Nach der Deaktivierung kann der Messenger nur durch den technischen Support wieder aktiviert werden.

📌Der Messenger ermöglicht eine sichere und direkte Kommunikation zwischen Verwaltungsberechtigten und App-Nutzern. Er dient als Alternative zu externen Messengern wie WhatsApp und gewährleistet, dass alle Nachrichten in einem geschützten Umfeld ausgetauscht werden.

Messenger aktivieren/deaktivieren:
- Schieberegler betätigen:
  - Blau = Messenger aktiv
  - Grau = Messenger deaktiviert
Chat-Einstellungen:
- Einzel- und Gruppenchat aktivieren/deaktivieren
- Nur Gruppenchat oder nur Einzelchat aktivieren
Weitere Einstellungen
- Dateianhänge (PDF, JPG, PNG) & Sprachnachrichten zulassen

➡️ Kinder

📌 Kinder sind erforderlich, da bestimmte Funktionen nur mit einer Verknüpfung zu App-Nutzenden nutzbar sind.

Kinder-Reiter aktivieren/deaktivieren
- Schieberegler betätigen:
  - Blau = Kinder aktiv
  - Grau = Kinder deaktiviert

Kindername bei Registrierung abfragen
- Aktiviert das Eingabefeld „Name des Kindes“ im Registrierungsprozess. Sichtbar für Verwaltungsberechtigte bei Genehmigung und im Nutzerprofil.

Profilfoto für Kinder hochladen erlauben
- App-Nutzenden können hochladen → Verwaltungsberechtigte können löschen
- App-Nutzenden& Verwaltungsberechtigte können hochladen
- Verwaltungsberechtigte können hochladen → App-Nutzenden können löschen

Zusätzliche Kontakte aktivieren
- Ermöglicht App-Nutzenden, Abholberechtigte & Notfallkontakte hinzuzufügen

⚠️ Hinweis: Das Aktivieren von Profilfoto & Zusätzliche Kontakte können nur durch eine weisungsbefugte Person über AVV-Anfrage geändert werden. Sie sind weisungsbefugt, wenn Sie den Vertrag mit uns unterzeichnet, haben

Geburtsdatum bei den Kindern hinterlegen
- Aktiviert das Eingabefeld „Geburtsdatum“ im Kinderprofil und den Bereich „Geburtstage“ in der Übersicht.

➡️ Abholzeiten

📌 Sie ermöglicht App-Nutzenden, Änderungen direkt in der App einzutragen – ohne Rückfragen. Das sorgt für mehr Planungssicherheit und entlastet das Team bei kurzfristigen Änderungen. Die Frist schützt vor zu späten Anpassungen.

Schieberegler betätigen:
- Blau = Abholzeit aktiv
- Grau = Abholzeit deaktiviert
App-Nutzenden erlauben, Abholzeiten zu ändern
- Zeitliche Begrenzung für Änderungen festlegen

- - Begrenzt die Änderungsfrist für Abholdetails am aktuellen Tag.

⚠️ Hinweis: Änderungen werden nicht aktiv per Benachrichtigung mitgeteilt, sondern sind in der Übersicht und Check-in/Check-out sichtbar.

➡️ Check-in/Check-out

📌 Die Check-in/Check-out-Funktion ermöglicht die digitale Dokumentation der Anwesenheit von Kindern und sorgt so für mehr Sicherheit und Transparenz in der Einrichtung.

Check-in/Check-out aktivieren/deaktivieren
- Schieberegler betätigen:
  - Blau = Check-in/ Check-out aktiv
  - Grau = Check-in/ Check-out deaktiviert
Frühe/späte Uhrzeit-Regeln festlegen
📌Beim Check-out können Sie die Abholzeit dokumentieren. Ist im Kinderprofil eine geplante Abholzeit hinterlegt, wird anhand der tatsächlichen Zeit eine Farbkennzeichnung angezeigt:
- „Pünktliches Abholen“ visuell markieren:
  🟢 Grün: Pünktlich
  🟠 Orange: Zulässige Verzögerung
  🔴 Rot: Unzulässige Verzögerung

➡️ Mittagessen Verwaltung

📌 Mittagessen ermöglicht eine flexible Planung und gibt App-Nutzenden die Möglichkeit, selbstständig An- und Abmeldungen zum Mittagessen vorzunehmen. Das entlastet Sie, vermeidet Überbestellungen und sorgt für mehr Verlässlichkeit im Alltag. Die Bearbeitungsfrist stellt sicher, dass Änderungen rechtzeitig erfolgen.

Mittagessen aktivieren/deaktivieren:
- Schieberegler betätigen:
  - Blau = Mittagessen aktiv
  - Grau = Mittagessen deaktiviert
App-Nutzer erlauben, Mittagessen zu ändern
- Abmeldung & Anmeldung möglich
  → Erlauben Sie App-Nutzer, Mittagessen-Buchungen abzusagen und zusätzliche Mittagessen zu buchen, unabhängig von der im Kinderprofil eingestellten Mittagessen-Teilnahme
- Nur Abmeldungen zulassen
  → Erlauben Sie App-Nutzer, Mittagessen-Buchungen abzusagen und zusätzliche Mittagessen zu buchen, unabhängig von der im Kinderprofil eingestellten Mittagessen-Teilnahme
- Änderungszeitpunkt für den aktuellen Tag festlegen

⚠️ Hinweis: Änderungen vom Mittagessen werden nicht aktiv per Benachrichtigung mitgeteilt, sondern sind in im Reiter Kinder einsehbar.

➡️ Abwesenheitsverwaltung

📌 Die Abwesenheit sorgt für eine klare und verlässliche Erfassung von Abwesenheiten. Mit Pflichtfeldern, Benachrichtigungen und der Wahl, ob App-Nutzende Abwesenheiten selbst melden dürfen, behalten Sie jederzeit den Überblick und können verlässlich planen.

Abwesenheit aktivieren/deaktivieren
- Schieberegler betätigen:
  - Blau = Abwesenheiten aktiv
  - Grau = Abwesenheiten deaktiviert
Abwesenheitseinstellungen
Pflichtfelder für Abwesenheiten definieren:
- Optionen für Abwesenheitsgrund werden gezeigt
- Kommentar zur Abwesenheit erforderlich
- Keine Angaben erforderlich
Weitere Einstellungen
- E-Mail-Benachrichtigung für Verwaltungsberechtigte aktivieren
- Abwesenheiten nur über das Verwaltungsportal verwalten (Verwaltungsberechtigte können Abwesenheiten festlegen, App-Nutzende nicht)
- Zeitliche Begrenzung für Abwesenheitsmeldungen am aktuellen Tag festlegen

➡️ Speiseplan

📌 Mittagessen-Verwaltung aktivieren (Verwaltungsberechtigte können die Teilnahme hinterlegen, App-Nutzer können diese einsehen.)

Schieberegler betätigen:
- Blau = Abwesenheiten aktiv
- Grau = Abwesenheiten deaktiviert

➡️ Weitere Optionen

📌 Die 2FA sorgt für mehr Sicherheit bei Verwaltungsberechtigten. Die In-App-Übersetzung verbessert die Verständlichkeit für Familien mit anderen Sprachkenntnissen.

2FA für alle Verwaltungsberechtigten obligatorisch machen
In-App-Übersetzung aktivieren (Nachrichten und Termine können in über 25 Sprachen übersetzt werden.)

➡️ Teamplanung (kostenpflichtig)

📌Möchten Sie die Teamplanung nutzen, müssen Sie ihn aktivieren lassen, das muss eine weisungsbefugte Person über den Link AVV-Anfrage beantragen.
Sie sind weisungsbefugt, wenn Sie den Vertrag mit uns unterzeichnet haben

Zeiterfassung aktivieren/deaktivieren
- Blau = Abwesenheiten aktiv
- Grau = Abwesenheiten deaktiviert

Abwesenheitsplanung aktivieren/deaktivieren
- Blau = Abwesenheiten aktiv
- Grau = Abwesenheiten deaktiviert

Dienstplan aktivieren/deaktivieren
- Blau = Abwesenheiten aktiv
- Grau = Abwesenheiten deaktiviert

💡 Durch die globalen Einstellungen können Sie das Verwaltungsportal einheitlich und zentral steuern. So legen Sie wichtige Rahmenbedingungen für alles Funktionen fest – klar geregelt und für alle verbindlich. Das schafft Transparenz, Effizienz und minimiert Rückfragen im Alltag.