Kommunen stehen vor der großen Herausforderung, die Digitalisierung ihrer Kitas erfolgreich umzusetzen. Hierzu gehört auch eine erfolgreiche Elternkommunikation. Eine datenschutzkonforme Lösung ist dabei zwingend erforderlich. In Ausgabe 11 der Fachzeitschrift “Kommune21” ist nachfolgender Artikel zu der Thematik erschienen.

Kitas waren lange Zeit wenig von der Digitalisierung betroffen. Auch heute wird in vielen Kitas der Alltag, insbesondere die Kommunikation zwischen Kita und Eltern über Zettel, Telefonanrufe, E-Mails und kommerzielle Chat-Messenger organisiert. Das birgt einige Gefahren: Die unterschiedlichen Kommunikationswege sind fehleranfällig, erschweren die Übersicht und entsprechen häufig auch nicht den Vorgaben des Datenschutzes. Bei einem derart sensiblen Bereich wie Kitas ist der Schutz der personenbezogenen Daten jedoch besonders wichtig. Eine Lösung muss daher unterschiedlichen Anforderungen genügen: den Alltag des Kita-Personals erleichtern, die Eltern zufriedenstellen und den hohen Ansprüchen des Datenschutzes genügen.

Kommunikations-App für Kitas

Das zuverlässige und schnelle Erreichen von Eltern ist für die Organisation des Alltags unerlässlich. Wie erreicht die Kita-Leitung die Eltern, wenn die Umstände eine schnelle Information notwendig werden lassen? Wie kann gewährleistet werden, dass Eltern, die nicht gut Deutsch sprechen, ihre Nachrichten richtig verstehen? Wie kann man sicher sein, dass diese Nachrichten auch von den Empfängern gelesen werden? Und wie lassen sich zuverlässig Rückmeldungen einholen und diese übersichtlich aufbereiten? Eine Kommunikations-App für Kitas, die Organisationsabläufe zentralisiert, stellt im Alltag eine enorme Arbeitserleichterung dar. In Zeiten von knappem Personal wird die ressourcensparende Organisation von Arbeitsabläufen immer wichtiger. Denn weniger Büroarbeit heißt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Die Kosten für die Stay Informed App werden transparent kommuniziert, es gibt keine versteckten Folgekosten. Auch der Support ist im Paket inbegriffen. Und die App rechnet sich: Durch das Einsparen von Material und Arbeitszeit werden ihre Kosten mindestens ausgeglichen. Das Reduzieren von Material, zum Beispiel Papier und Toner, ist zudem ein Baustein auf dem Weg zu einer umweltfreundlichen Kita. Eminent wichtig ist die Sicherheit der App. Als Träger muss man sich darauf verlassen können, dass die Daten der anvertrauten Kinder sicher sind und nicht durch technische oder menschliche Fehler in falsche Hände gelangen können. Erleichternd zu wissen, dass das Kita-Personal keine speziellen technischen Kenntnisse braucht, um Datensicherheit gewährleisten zu können. Das entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Stay Informed App ist ein geschlossenes Verwaltungs- und Kommunikationssystem. Die Datenübertragung zwischen den einzelnen Komponenten findet nach den aktuellen Verschlüsselungsstandards statt. Die Daten werden in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum eines deutschen Betreibers gespeichert.

Gut informierte Eltern

Gut informierte und zufriedene Eltern erleichtern die Arbeit in der Kita. Für viele Menschen ist es selbstverständlich, ihren Alltag mithilfe von Apps auf dem Smartphone zu organisieren. Wichtige Informationen werden über das Smartphone abgerufen, Tage und Wochen darüber geplant. Es ist naheliegend, auch die Kinderbetreuung auf diese Weise zu organisieren. Die Stay Informed App bietet als moderne, zeitgemäße und zentrale Kommunikationsplattform Eltern genau dies: immer, auch bereits am frühen Morgen, informiert zu sein und auch selbst informieren zu können. So ist es per App möglich, unabhängig von Tageszeit und Anwesenheit von Personal wichtige Informationen durchzugeben, etwa die Abwesenheit des eigenen Kindes. Auch Kommunen können von der Stay Informed App profitieren. Die Zufriedenheit von Kita-Personal und Eltern wirkt sich nicht zuletzt auf die Beurteilung der Verwaltung aus: als fortschrittlich, gute Arbeitgeberin und familienfreundlich.

Dieser Beitrag ist in der Fachzeitschrift Kommune 21 erschienen. Die „Kommune21“ ist die führende Fachzeitschrift für Entscheidungsträger und Kommunen.